Ingatlan üzemeltetés: egy kifejezetten összetett feladat, így ha kiszervezésre kerül, nem egyszerűen szolgáltatókat érdemes keresni, hanem valódi partnereket egy hosszútávú együttműködéshez. Ez a folyamat pedig már az ajánlatkérés során elkezdődhet.
Egy ingatlan fenntartása
Az ingatlanok tulajdonosai számára sok esetben csak akkor derül ki mekkora feladat annak megfelelő üzemeltetése, mikor már időszerű lenne felmérni a területet és elkezdeni a munkákat. Laikusként ez persze gyakorlatilag lehetetlen, különösen a nagyobb alapterülettel rendelkező, akár több bérlős objektumok esetén. Többek között ezért is válhatott egy külön szolgáltatássá az ingatlanüzemeltetés, hiszen az ehhez kapcsolódó, szerteágazó területek integrációja nagyon nem egyszerű feladat, ami nem kevés szakértelmet és tapasztalatot kíván meg.
A tulajdonosok számára a kiszervezés során pedig nem csak arról van szó, hogy találjanak egy szolgáltatót, aki egy adott minőségben elvégzi a feladatokat, hanem sokkal inkább az, hogy egy valódi, transzparens és magas minőségű partneri kapcsolat épüljön ki a facility management kivitelezőjével, aminek köszönhetően maga az ingatlan is hosszútávú stabilitást, állagmegóvást és adott esetben akár fejlesztéseket nyer. Az ingatlanüzemeltetési elvárások alapjait pedig már az ajánlatkérések során érdemes lefektetni, a konfliktusmentes együttműködés érdekében.
Az ingatlan paramétereinek tisztázása
Az ingatlanüzemeltetés ajánlatkérései kapcsán természetesen a tulajdonosnak is van feladata, mégpedig az, hogy az adott ingatlan legfontosabb paramétereit részletes és átlátható módon biztosítja az ajánlatot adó szolgáltató részére. Ez feltétlenül szükséges ugyanis ahhoz, hogy egy valóban mindenre kiterjedő, átfogó árajánlat születhessen, ami nem csak a költségek, de a szolgáltatások szintjén is tartalmaz minden olyan elemet, ami szóba jöhet. A jellemzően szükséges adatok:
- Pontos területi adatok, helyiségek szerinti bontásban
- Műszaki leltár – kazánok, légkezelők, liftek stb.
- Ingatlan jelenlegi állapota
- Használati profil – 24 órás üzem, 8 órában működő irodaház stb.
A szolgáltatási kör precíz meghatározása
A tulajdonos feladatai nem érnek véget az ingatlanüzemeltetés számára biztosított műszaki paraméterekkel, hiszen a megfelelő ajánlatok beérkezéséhez a szolgáltatási kört is precízen érdemes meghatározni. Ez a gyakorlatban azt jelenti hogy elmondjuk, milyen területekre kérünk ajánlatot, hiszen ellenkező esetben a szolgáltatónak kell találgatni, ami akár félreértésekhez és fals árképzéshez is vezethet.
A szolgáltatási kör kapcsán nem csak a területeket – műszaki üzemeltetés, takarítás, őrzés, zöldfelület kezelés stb. – kell meghatározni, hanem ezeken belül azt is, hogy milyen feladatokat vár el a tulajdonos, illetve milyen teendőkkel kalkulálhat az üzemeltető. A kettő persze nem feltétlenül van átfedésben, hiszen könnyen lehet, hogy a feladatokat szakmai szemmel érdemes újragondolni, de a részletesebb ajánlathoz mindenképpen szükség van a részletes adatokra is.
Hogyan segíti az együttműködést az SLA?
Az SLA vagyis a szolgáltatási szint szerződés egy jól bevált megoldás az ingatlanüzemeltetés területén is. Ez valamelyest kapcsolódik az előző témához, vagyis a szolgáltatási körök meghatározásához, az ilyen típusú szerződések lényege ugyanis éppen az, hogy a megrendelő pontosan tisztázza és szerződésben is rögzíti, hogy az adott területek és feladatok kapcsán mit vár el az üzemeltetőtől. Ezeket szokás szintekre bontani, elsősorban kritikus, sürgős vagy normális kategóriákba, illetve a reakcióidő és a rendelkezésre állás is részét képezi a megállapodásnak.
Elsőre talán túlságosan szabályozottnak és merevnek tűnik egy ilyen szerződés, valójában azonban egy remekül használható igazodási pont, ami mindkét fél érdekeit szolgálja. Egyrészt az üzemeltető pontosan tisztában van azzal, hogy mit várnak el tőle, mire terjednek ki a feladatai és azokat milyen határidőkkel vagy időközökkel kell elvégeznie. Másrészt a tulajdonos számára is könnyebben ellenőrizhetővé válik, hogy valójában mit kap a pénzéért, illetve hogy a szerződésben foglaltak a gyakorlatban is betartásra kerülnek-e.
Milyen módon maradhat transzparens az üzemeltetés?
Az üzemeltetés sokszor láthatatlan munka – egészen addig, amíg valami el nem romlik. Ahhoz, hogy tudjuk mit kapunk a pénzünkért, érdemes jól dokumentált, riportolható rendszert kiépíteni és fenntartani, ami az ingatlanüzemeltetéssel kötött partneri kapcsolat egyik fontos eleme. Ehhez nem árt rögzíteni a riportálás módját és gyakoriságát sem, kijelölni egy kapcsolattartót – facility manager – és a megfelelő digitális hátteret biztosítani a dokumentáció hosszútávú tárolása és a hozzáférhetőség érdekében. A későbbi viták elkerülése érdekében pedig az úgynevezett kizárásokat is rögzíteni kell, vagyis azokat a szolgáltatásokat, amelyek semmiképp sem részei a szolgáltatói díjnak – pl. bizonyos összeghatár feletti alkatrészcserék, nagy értékű anyagbeszerzés stb.
KÉRJEN AJÁNLATOT GYORSAN ÉS EGYSZERŰEN
Válassza ki az önnek megfelelő szolgáltatást és 24 órán belül visszajelzünk ajánlatunkkal.
